Tout savoir sur la nouvelle fonctionnalité de synchronisation de Zoho CRM, Bcc Dropbox

Comme nous l’avons relevé récemment dans l’article relayant l’apparition de quatre nouvelles fonctionnalités dans Zoho CRM, celle là est pour nous celle qui faisait le plus défaut à cet outil. C’est pourquoi nous avons choisi de consacrer plusieurs articles sur la nouvelle fonctionnalité Bcc Dropbox de Zoho CRM. Cet article est le premier d’une série de trois billets qui feront un tour complet de cette fonctionnalité.
Ixsis, intégrateur Zoho CRM

Nouvelle fonctionnalité

Zoho l’a annoncé le 27 Mars dernier depuis son blog :  quatre nouvelles fonctionnalités étaient lancées. Il va sans dire que les emails tiennent une place particulière dans la routine des commerciaux. Il est donc important que les outils de CRM et les messageries soient correctement interfacés, à défaut d’être complètement intégrés. Pour renforcer son outil phare dans ce domaine, la firme indienne a sorti dans sa dernière vague de mise à jour deux améliorations liées aux emails, dont Bcc Dropbox.

Qu’est-ce que Bcc Dropbox ?

Tout d’abord, un petit point de vocabulaire : Que signifie « Bcc » ? La réponse :

  • Cc (Carbon Copy ou Copie Carbone en français) : cela permet d’envoyer une copie d’un email à d’autres personnes que le destinataire principal.
  • Bcc (Blind Carbon Copy, ou Copie Carbone Invisible, notée Cci, en français) : comme pour le Cc, cela permet d’envoyer une copie d’un email à d’autres personnes que le destinataire principal, mais sans que les différents destinataires puissent savoir à qui d’autre l’email a été envoyé. La liste des adresses emails de destination est cachée.
Bcc Dropbox et Zoho CRM - Cci dans Gmail
Le champ Cci dans Gmail

Bcc Dropbox offre la possibilité de faire converger tous les échanges commerciaux vers Zoho CRM. Pour ceci, pas  besoin de paramétrage compliqué.  Bcc Dropbox fournit une adresse email unique à chaque utilisateur du compte Zoho CRM. Il s’agira de mettre cette adresse en Bcc de tous les emails que vous envoyez à vos prospects ou clients pour qu’une copie de ces emails soit envoyée vers Zoho CRM, ceci sans que le destinataire principal ne le voit. L’email est ensuite automatiquement associé au contact correspondant et rajouté à l’historique d’échanges. Vous disposez ainsi d’un historique de communication consolidé par client, et ceci automatiquement. Si le contact n’existe pas dans Zoho CRM, l’email peut générer la création d’une nouvelle fiche.

Une fonctionnalité attendue

Alors que de nombreux outils de CRM proposent de façon native cette fonctionnalité, Zoho CRM en était jusqu’à présent dépourvu.
Avant cela, Zoho CRM proposait uniquement deux add-ons permettant d’interfacer GMail ou Outlook avec Zoho CRM. Cependant, ces deux outils ont des limitations :

  • Ils ne sont disponibles que pour GMail ou Outlook : Quid des autres clients de messagerie ?
  • Ils sont payants : 3€/utilisateur/mois de plus pour un plan Professional. Certes, elles offrent plus de fonctionnalités (synchronisation de contacts, agenda, etc.), mais le fait de devoir payer un supplément pour obtenir une fonctionnalité que pratiquement tous les autres outils de CRM offrent d’office a de quoi en rebuter plus d’un.

Illustration de Bcc Dropbox, Zoho CRM
Zoho CRM rattrape enfin son retard.

Les caractéristiques de Bcc Dropbox

Bcc Dropbox n’est accessible que pour les plans payants (plans Professional et Enterprise).
Bcc Dropbox est activé par défaut pour les utilisateurs avec les profils Administrateur et Standard. Pour les utilisateurs rattachés à d’autres profils, il faut activer Bcc Dropbox manuellement. Ceci, ainsi que le paramétrage initial fera l’objet du prochain article de la série. Une fois activé, vous pourrez :

  • Indiquer un schéma de recherche (Search Pattern) – Le Search Pattern spécifie dans quel type de fiche rechercher l’adresse email du destinataire principal : Prospects (Leads), Clients (Contacts) ou les deux. Si aucune adresse email ne correspond, une nouvelle fiche est créée.
  • Télécharger l’adresse email de Bcc sous forme de vCard – Pour l’ajouter facilement à vos carnets d’adresses
  • Régénérer l’adresse email de Bcc – A tout moment, vous pouvez régénérer votre adresse unique.
  • Envoyer des emails depuis plusieurs adresses – Certains travaillent avec plusieurs adresses pro. Vous pouvez indiquer jusqu’à 5 adresses emails différentes. Bcc Dropbox ne fonctionnera qu’avec les adresses listées.

Conclusion

Voilà pour ce qui et de la présentation de Bcc Dropbox.
Nul doute que Bcc Dropbox offrira une solution intéressante à ceux qui veulent continuer d’utiliser leur client de messagerie favori, et traiter de façon efficace leur activité commerciale dans un outil dédié, en l’occurrence Zoho CRM.
Dans le prochain billet, nous verrons comment mettre en place et paramétrer cette nouvelle fonctionnalité. Enfin, nous vous donnerons des astuces pour l’utiliser efficacement. Restez à l’écoute.
Vous avez des questions ou quelque chose à partager ? N’hésitez pas à laisser un commentaire.