Une règle toute simple pour mieux analyser vos données Clients

C’est bien de mettre en place un outil de gestion de la relation Client dans lequel vous allez accumuler des données structurées en relation avec votre activité commerciale. Mais encore faut-il ensuite faire quelque chose des toutes ces données. La finalité première pour tout dirigeant sera d’analyser ces données, les interpréter et les utiliser pour piloter son entreprise.

Voici quelques éléments qui vont vous permettre de mieux appréhender cet exercice.

Prenons le cas de figure suivant

Nous sommes dans une entreprise spécialisée dans les formations. Des données relatives aux ventes réalisées par les commerciaux sont recueillies. Pour chaque affaire gagnée, l’outil de gestion enregistre des renseignements tels que le nom du commercial, le type de formation vendue et le prix de vente.

Voici à quoi pourraient ressembler les données brutes :

type de rapports CRM-liste simple

A partir de ce tableau, le dirigeant de cette société veut pouvoir répondre à ces deux questions :

  1. Pour combien au total avons-nous vendu de Formations Outlook ce mois-ci ?
  2. Pour combien au total notre commercial Christophe, a-t-il vendu de Formations Excel ce mois-ci ?

Première approche : utilisez un « Rapport avec regroupement »

Pour répondre à ces deux questions, vous pouvez utiliser un tableau avec regroupements pour afficher les ventes consolidées suivants les deux dimensions « Produit » et « Commercial ».

Pour illustrer ceci, dans le premier tableau ci-dessous, les données ont d’abord été regroupées par commercial puis par produit.

Dans ce tableau il est facile de comparer les produits par rapport à un commercial en particulier. Il est toutefois plus difficile de comparer les commerciaux par rapport à un produit donné. En outre, il ne permet pas de répondre aisément aux questions telles que : Quel est le total des ventes pour les Formations Outlook ?

Regroupement par commercial puis par produit :

type de rapports CRM-regroupement 1

De manière alternative, vous pouvez regrouper les données par produit puis par commercial, comme on peut le voir dans le second tableau ci-dessous. Dans ce cas, il est facile de comparer les commerciaux pour un produit donné, mais il n’est pas facile de comparer les produits pour un commercial donné. En outre, il ne permet pas de répondre aisément aux questions telles que : Quel est le total des ventes réalisées par Christophe pour tous les produits ?

Regroupement par produit puis par commercial :

type de rapports CRM-regroupements 2

Une meilleure approche : utilisez une matrice

Une matrice rassemble des données relatives à deux dimensions (telles que le Produit et les Commerciaux) et affiche les résultats sous forme de grille.

Le tableau ci-dessous illustre l’utilisation d’une matrice pour exploiter nos données brutes.

Nous remarquons que pour notre cas de figure, ce rapport est plus compact que les tableaux ci-dessus et contient la totalité des informations contenues dans les deux tableaux ci-dessus. Il est facile d’y comparer les produits pour chaque commercial. Il est également facile d’y comparer les commerciaux pour chaque produit. Les totaux sont disponibles pour les commerciaux comme pour les produits.

type de rapports CRM-matriciel

Comment choisir votre type de rapport ?

Il faut déjà être clair sur les questions auxquelles vous voulez  répondre grâce à vos rapports.

Ensuite, tout dépend du nombre de regroupements que vous avez à faire c’est-à-dire du nombre de dimensions selon lesquelles vous voulez analyser vos données. Dans notre cas, nos analyses ont été faites suivant les « Produits » et les « Commerciaux ». Nous avions donc 2 regroupements.

Voici la règle à  suivre pour choisi le type de rapport optimal :
type de rapports CRM-comment choisir

La création de rapports avec 3 regroupements ou plus est déconseillée car le tableau que vous obtiendrez sera assez alambiqué et difficile à lire. Préférez plutôt créer plusieurs rapports pour analyser vos dimensions deux à deux.

A noter que Zoho CRM permet de créer très facilement ces trois types de rapports depuis son module dédié à l’analyse de données.

type de rapports CRM-zoho

Suivez cette règle pour améliorer l’exploitation de vos données, les analyser plus rapidement et prendre de meilleures décisions.

Pour approfondir ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter.

Contactez-nous

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *